Một sự kiện thành công luôn không thể thiếu đi tầm quan trọng của một không gian được lựa chọn và sắp xếp phù hợp. Vậy làm thế nào để có một không gian tạo ấn tượng sâu sắc cho người tham dự? Hãy cùng Trung tâm sự kiện Ninh Bình Legend đi tìm câu trả lời qua bài viết “Những tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện mà mọi doanh nghiệp cần phải biết” dưới đây!
Các yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Để lựa chọn ra một địa điểm thích hợp cho sự kiện giữa vô vàn sự lựa chọn trở thành bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Bởi vì mỗi một địa điểm tổ chức sự kiện, tổ chức hội nghị, tổ chức hội thảo sẽ có những dịch vụ, tiện ích khác nhau.
Do vậy để chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, doanh nghiệp cần liệu kê ra các tiêu chí cần thiết, sau đó phân tích đánh giá các địa điểm dựa trên các tiêu chí đó. Tốt hơn hết bạn cần đến khảo sát địa điểm đó để có cái nhìn khách quan, tổng thể hơn về dịch vụ, địa điểm.
Dưới đây là những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp xem xét trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
Vị trí di chuyển
Vị trí địa lý của địa điểm tổ chức sự kiện là yếu tố đánh giá quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Một địa điểm tổ chức sự kiện ngay trung tâm, dễ tìm kiếm có giao thông thuận tiện sẽ giúp tiết kiệm thời gian tối đa cho khách mời địa phương cũng như thành phố khác khi di chuyển đến.
Tọa lạc tại vị trí đắc địa ngay giữa trung tâm, Trung tâm sự kiện Ninh Bình Legend là cầu nối giữa các trục giao thông chính, gần với các địa điểm mua sắm, vui chơi giải trí và các điểm du lịch nổi tiếng tại khu vực, nhờ vậy rất thuận tiện cho việc đi lại cũng như tham quan của Khách mời. Như vậy vừa tạo được thiện cảm với khách mời vừa tránh những phát sinh không mong muốn trong việc tìm đường xảy ra.
Đối với những đối tượng là người nước ngoài, doanh nghiệp nên ưu tiên sắp xếp địa điểm tổ chức cùng chỗ với địa điểm lưu trú hoặc gần đó.
Khu vực để xe của Trung tâm tổ chức sự kiện
Phần lớn khách mời sự kiện sẽ chọn tự di chuyển đến địa điểm tổ chức để chủ động thời gian hoặc di chuyển bằng những phương tiện chung của doanh nghiệp. Do vậy một bãi đậu xe đủ rộng rãi, gần địa điểm tổ chức sự kiện và không mất phí sẽ tạo được thiện cảm lớn và thuận hiện hơn cho khách hàng.
Đừng quên đưa tiêu chí khu vực để xe vào để cân nhắc, đánh giá chọn giữa các địa điểm tổ chức sự kiện bạn nhé!
Sức chứa của địa điểm tổ chức
Lên danh sách số lượng khách mời tham dự sự kiện để từ đó chọn được không gian tổ chức phù hợp. Tính chất sự kiện cũng sẽ phần nào ảnh hưởng tới không gian hội trường, cách sắp xếp bàn ghế.
Ví dụ có những hội trường sức chứa lên tới 1000 Khách một thời điểm, nhưng lại cũng có hội trường có không gian rộng tương đương nhưng lại chỉ sắp xếp được 200 chỗ ngồi, không gian còn lại là sân khấu và quầy trưng bày sản phẩm cố định.
Dịch vụ và tiện ích của Trung tâm hội nghị sự kiện
Dịch vụ và tiện ích của Trung tâm hội nghị sự kiện cũng là một trong những tiêu chí đánh giá khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Một trung tâm sự kiện cung cấp đầy đủ các dịch vụ và tiện ích từ âm thanh – ánh sáng hiện đại, màn hình LED chất lượng cao, wifi tốc độ cao cùng các dịch vụ đi kèm như lưu trú tiện nghi, ẩm thực đa dạng, bãi đỗ xe rộng rãi và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tận tâm,.. không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu hoá được ngân sách tổ chức mà còn góp phần quan trọng nâng tầm hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách mời.
Một điểm lưu ý quan trọng mỗi khu vực công cộng nên có một đội vệ sinh luôn sẵn sàng túc trực đảm bảo khu vực công cộng luôn trong tình trạng sạch sẽ, an toàn.
Và tốt nhất để tránh những thiếu sót xảy ra, bạn nên hỏi ý kiến khách mời về các dịch vụ hay tiện ích mà Khách mời cần được hỗ trợ trong quá trình tổ chức sự kiện như trường hợp khách hàng là người cao tuổi, người khuyết tật cần được ưu tiên chăm sóc, kiêng chay với những bữa ăn,….
Bố trí và trang hoàng cho không gian tổ chức sự kiện
Trong quá trình lập kế hoạch cho sự kiện, một trong những yếu tố tiên quyết đó chính là lên danh sách các hoạt động và lịch trình cho chương trình. Ví dụ sự kiện cần có quầy bán hoặc trưng bày, bạn cần sắp xếp các hoạt động một cách hợp lý.
Trong trường hợp sự kiện có số lượng khách lớn và cần ghi lại thông tin người tham dự, bạn cần chuẩn bị dự phòng ít nhất 2 quầy thông tin để tránh tình trạng đông đúc, chen chúc và khách hàng chờ đợi lâu.
Đối với sự kiện lễ kỷ niệm, tiệc tất niên, tiệc sinh nhật công ty cần chuẩn bị có khu vực chụp ảnh và các hoạt động giải trí khác để khuấy động không khí sự kiện. Các sự kiện có gian hàng trưng bày, đừng quên chuẩn bị ổ cắm điện tại đó để thuận tiện cho các hoạt động trong gian hàng.
Mục đích sự kiện hướng tới
Mỗi sự kiện sẽ có một thông điệp và mục đích riêng mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách mời. Do vậy, khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần sắp xếp nội dung xuyên suốt sự kiện sao cho mọi khách mời đều có thể nắm bắt được thông điệp đó.
Đừng quên trình bày mục đích của sự kiện cho bên trung tâm tổ chức sự kiện để họ cung cấp cho bạn những giải pháp hội trường, trang thiết bị, trang trí phù hợp nhất.
Tại sao nên chọn Trung tâm hội nghị sự kiện Ninh Bình Legend là địa điểm tổ chức sự kiện doanh nghiệp?
Bạn đang mong đợi về một sự kiện Hội nghị, Hội thảo, Sự kiện, Teambuilding chuyên nghiệp, đẳng cấp cùng một kỳ nghỉ dưỡng trong mơ vào mùa hè này? Vậy thì chắc chắn Trung tâm sự kiện Ninh Bình sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo mà bạn phải cân nhắc hàng đầu với các lý do sau:
- Tọa lạc ngay Trung tâm thành phố, có giao thông thuận tiện, khách mời dễ dàng di chuyển tìm kiếm.
- Với 268 phòng nghỉ cao cấp, Khách sạn 5 sao Ninh Bình Legend là địa điểm nghỉ dưỡng hàng đầu tại thành phố, nơi hội tụ các tiện nghi nghỉ dưỡng, hội nghị, ẩm thực, spa chăm sóc sức khỏe, giải trí đa dạng.
- Không gian hội trường được thiết kế ấn tượng sức chứa lên tới 2500 Khách cùng một thời điểm.
- Trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình Led tân tiến, hiện đại đáp ứng nhu cầu đa dạng của mọi khách hàng.
- Bộ thực đơn đa dạng được nghiên cứu, chế biến bởi đội ngũ đầu bếp 5 sao.
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo bài bản, đồng hành cùng Quý khách từ khâu lên kịch bản cho đến khi sự kiện kết thúc.
- Kịch bản sáng tạo được đổi mới liên tục đảm bảo tạo ấn tượng sâu sắc trong lòng Khách mời.
- Nhiều ưu đãi hấp dẫn với mức chi phí hợp lý với ngân sách của Khách hàng.
Trên đây Trung tâm sự kiện Ninh Bình Legend đã chia sẻ cho bạn cách để doanh nghiệp có thể lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp. Đừng quên theo dõi trang để biết được nhiều thông tin hữu ích nữa nhé!
Xem thêm:
