Một hội nghị thành công luôn được bắt đầu từ những không gian đầy cảm hứng, những trải nghiệm chỉn chu, đẳng cấp và tinh tế ngay từ những bước chuẩn bị đầu tiên. Vậy làm thế nào để chọn ra một địa điểm tổ chức hội nghị uy tín, chuyên nghiệp tại Ninh Bình. Đừng bỏ qua 6 điểm quan trọng cần lưu ý khi chọn trung tâm hội nghị cho sự kiện của bạn mà Ninh Bình Legend gợi ý dưới đây!
Vị trí Trung tâm Hội nghị
Vị trí của địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng mà bạn cần quan tâm khi chọn trung tâm hội nghị. Hãy chắc chắn rằng địa điểm tổ chức của mình ở vị trí trung tâm có giao thông thuận tiện để khách mời có thể dễ dàng di chuyển và tìm thấy, tránh tình trạng kẹt xe, trễ giờ tham gia hội nghị.
Quy mô hội nghị
Trước khi tổ chức hội nghị, bạn cần lên danh sách dự kiến số lượng khách mời để từ đó tìm được địa điểm tổ chức có quy mô phù hợp. Tùy theo số lượng khách mời và các hoạt động diễn ra trong hội nghị để chọn sảnh tổ chức thích hợp nhất.
Một số hoạt động thường thấy trong các chương trình hội nghị bao gồm:
- Tiệc đứng (phục vụ thức ăn hoặc tiệc trà)
- Hoạt động trò chơi
- Giới thiệu và thử nghiệm sản phẩm
Theo kinh nghiệm, bạn nên chọn không gian tổ chức thoải mái cho chương trình hội nghị thay vì chỉ dừng lại ở mức vừa đủ phòng trừ trường hợp phát sinh thêm về số lượng người tham dự.
Trang thiết bị tại trung tâm hội nghị
Trang thiết bị là một trong những yếu tố quan trọng mà bạn cần quan tâm khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Bạn cần xem xét xem âm thanh, ánh sáng và các thiết bị máy móc có hoạt động ổn định, theo đúng nhu cầu của mình hay không, điều này giúp giảm thiểu tối đa những rủi ro phát sinh không mong muốn.
Nếu hoạt động chưa đúng theo nhu cầu thì bạn cần yêu cầu Trung tâm hội nghị có thể điều chỉnh hoặc cung cấp giải pháp khác để khách hàng sử dụng cho chương trình được không.
Không gian sảnh hội nghị
Chất lượng của hội nghị được quyết định phần lớn bởi không gian tổ chức. Do vậy khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn cần đánh giá thật cẩn thận yếu tố này, sảnh hội nghị cần có không gian yên tĩnh, khả năng cách âm tốt để đảm bảo sự tập trung tối đa cho khách mời trong suốt thời gian diễn ra hội nghị.
Màu sắc và trang trí của sảnh tiệc cũng là một trong những yếu tố bạn cần xem xét. Sảnh tiệc được chọn cần có màu sắc và trang trí phù hợp với tính chất chương trình hội nghị. Với những hội nghị mang tính học thuật và chuyên nghiệp cần chọn không gian có màu sắc trung tính, nhã nhặn không cần decor trang trí rườm rà giống như các sự kiện tiệc tùng, mang tính giải trí.
Dịch vụ và giá cả
Tuỳ vào không gian sảnh tiệc, loại hình chất lượng dịch vụ mà mỗi trung tâm hội nghị sẽ có một mức giá khác nhau. Do vậy trước khi chọn địa điểm tổ chức bạn cần cân nhắc và so sánh xem điều kiện, tiện ích cũng như dịch vụ mà trung tâm hội nghị nào cung cấp sẽ phù hợp với nhu cầu hội nghị và ngân sách của bạn.
Lời khuyên cho bạn đó là các dịch vụ hội nghị trọn gói thường sẽ giúp tiết kiệm ngân sách hơn là khi đặt các dịch vụ riêng lẻ, đồng thời việc chọn gói dịch vụ cũng tránh được việc thiếu sót các dịch vụ cần có.
Sự chuyên nghiệp
Một địa điểm chuyên nghiệp được đào tạo bài bản chính là chìa khóa quan trọng mở ra cánh cửa thành công của chương trình hội nghị. Từ cách sắp xếp không gian, trang trí, âm thanh, ánh sáng đến quá trình lên thực đơn và chạy chương trình trong suốt hội nghị đều cần sự tỉ mỉ và bài bản.
Do vậy trước khi lựa chọn cần xem xét kỹ lưỡng ưu tiên những trung tâm sự kiện có nhiều năm kinh nghiệm, đã từng tổ chức các sự kiện nhiều quy mô với nhiều hình thức khác nhau để đảm bảo được họ có khả năng tổ chức và xử lý tốt nếu có sự cố phát sinh.
Tại sao Trung tâm hội nghị sự kiện Ninh Bình Legend là địa điểm tổ chức hội nghị lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn?
Vượt qua khỏi khuôn khổ của một địa điểm tổ chức sự kiện, Trung tâm Hội nghị sự kiện Ninh Bình Legend tự hào là toạ độ khởi tạo nên những giải pháp hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp cho nhiều thương hiệu hàng đầu.
- Tọa lạc ngay Trung tâm thành phố, với giao thông thuận tiện giúp Khách mời dễ dàng di chuyển tìm kiếm.
- Không gian hội trường thiết kế ấn tượng, có thể thay đổi linh hoạt theo nhiều chủ đề sự kiện khác nhau.
- Trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình Led,…hiện đại, công năng vượt trội.
- Quy mô phục vụ lên tới 2500 Khách cùng một thời điểm cùng sảnh chờ rộng rãi đáp ứng được mọi nhu cầu đa dạng của Khách hàng.
- Ẩm thực tinh tế với bộ thực đơn được chế biến công phu bởi đội ngũ đầu bếp 5 sao.
- Dịch vụ vận hành chỉn chu đảm bảo tính thẩm mỹ và tiện dụng.
- Đội ngũ nhân viên nhiều năm kinh nghiệm được đào tạo bài bản.
- Ưu đãi hấp dẫn, phù hợp ngân sách đại đa số Khách hàng.
Trên đây là 6 điểm quan trọng cần lưu ý khi chọn trung tâm hội nghị cho sự kiện của bạn mà Ninh Bình Legend gợi ý. Hy vọng bài viết hữu ích cho bạn và đừng quên theo dõi trang để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!
Xem thêm:
